Tageslage
Übersicht
Eingang, ausstehende Vorgänge, kritische Anliegen und vorbereitete Entwürfe auf einen Blick.
Posteingang unter Kontrolle
MailDigital strukturiert Mieterkommunikation, bevor sie im Postfach untergeht.
Das ImmoDigital Kernmodul verwandelt eingehende Mails in klare, priorisierte und bearbeitbare Servicevorgänge. Mit Zuständigkeit, Mieterstamm-Abgleich, Wissensbezug, Antwortentwurf und Auswertung.
E-MailMieteranliegenAntwortentwurf
MailDigital Inbox
Mieterpost wird VorgangWasserschadenkritisch
Portal Loginnormal
Betriebskostenprüfen
Vorbereitet
Mieter erkannt
Objekt zugeordnet
Antwortentwurf bereit
So wird es nutzbar
Aus Postfach wird Vorgang.
MailDigital macht aus unsortierter Mieterpost bearbeitbare Vorgänge: Eingang, Einordnung, Mieterdaten und Antwortvorbereitung liegen zusammen.
01Anliegen erkennen
02Mieterdaten prüfen
03Antwort vorbereiten
Arbeitsbereich
MailDigital bildet mehr ab als ein Postfach.
Die App ist als ruhiger Arbeitsbereich für Mieterkommunikation aufgebaut: vom Tagesüberblick über Vorgangssteuerung und Wissensbasis bis zu Fristen, Fachprüfung, Leitungssicht und Mandantensteuerung.
Vorgangssteuerung
Posteingang
Mieterpost wird als Vorgangsliste sichtbar: Thema, Dringlichkeit, Zuständigkeit und nächster Schritt.
Quellen
Wissen
Richtlinien, Vorlagen und Objektwissen werden als Grundlage für bessere Entwürfe hinterlegt.
Antwortprüfung
Fachassistenz
Der aktive Vorgang wird mit Regelwerk und Wissensbasis geprüft, bevor eine Antwort freigegeben wird.
Fristen
Abläufe
Zuständigkeiten, Wiedervorlagen, Eskalationen und wiederkehrende Regeln werden kontrolliert angewendet.
Leitungssicht
Auswertung
Häufige Themen, offene Risiken, Bearbeitungsstand und Entlastung werden führungstauglich sichtbar.
Einstellungen
Verwaltung
Mandant, Arbeitsbereich, KI-Sprache, Daten, Integrationen, Organisation und Themen bleiben steuerbar.
Nutzen
MailDigital ist mehr als ein sortiertes Postfach.
01
Weniger Postfach-Chaos
Eingehende Mails werden nicht nur gesammelt, sondern als Vorgänge strukturiert.
02
Klare Zuständigkeiten
MailDigital schlägt Abteilungen und nächste Bearbeitungsschritte vor.
03
Bessere Antworten
Antwortentwürfe entstehen auf Basis von Anliegen, Tonlage, fehlenden Angaben und internen Wissensquellen.
04
Mieterstamm-Abgleich
Vorgänge können mit E-Mail-Adresse, Vertragsnummer, Objektadresse oder Namen im Text abgeglichen werden.
05
Wissensbasis
Hausordnungen, Richtlinien, Prozesse, Vorlagen und Antwortstile können als Grundlage genutzt werden.
06
Abläufe und Eskalationen
Kritische Fälle, Wiedervorlagen und Eskalationen werden sichtbar und steuerbar.
07
Auswertung für Leitung
Anfragevolumen, kritische Vorgänge, Themenhäufungen, Mieterstamm-Treffer und geschätzte Zeitersparnis werden sichtbar.
Was MailDigital konkret kann
Funktionen für Mieterpost, Wissen, Abläufe und Steuerung.
Vorgangsliste
Klassifizierung von Anliegen
Priorisierung
Statuslogik
Mieterstamm-Abgleich
Antwortentwürfe
Antwortvarianten
Wissensquellen
Assistenz
Ablaufregeln
Wiedervorlagen
Eskalationen
KPI-Auswertung
Nutzer- und Rollenverwaltung
Mandantenstruktur
Connector-Verwaltung
CSV-Import und Export
API- und Webhook-Vorbereitung
Typische Anliegen
MailDigital erkennt und strukturiert wiederkehrende Mieteranliegen.
Schaden / ReparaturHeizung / Wasser / StromMietzahlung / MahnungKündigungWohnungsgeberbestätigungLärmbeschwerdeSchlüssel / ZugangNebenkostenTerminvereinbarungAllgemeine AnfrageEskalation / BeschwerdeNotfallHaustiereIT / MieterportalHausordnung / Reinigung
Demo-Auswertung
So wird Mieterkommunikation messbar.
In der Demo arbeitet MailDigital mit 50 beispielhaften Vorgängen. Dadurch wird sichtbar, wie Anliegen, Zuständigkeiten, Mieterstamm-Treffer und kritische Fälle ausgewertet werden können.
50
Vorgänge
4
kritische Vorgänge
34
Mieterstamm-Treffer
16
ohne eindeutigen Treffer
68%
Matchrate
16
aktive Wissensdokumente
20
Ablaufregeln
424 Min.
geschätzte Zeitersparnis
Demo-Werte zur Veranschaulichung. Reale Werte hängen von Datenqualität, Anfragevolumen und Systemanbindung ab.
Keine Blackbox-KI
MailDigital bereitet Entscheidungen vor. Ihr Team gibt frei.
MailDigital ist nicht dafür gedacht, Mails ungeprüft automatisch zu beantworten. Die Plattform bereitet Entscheidungen vor. Mitarbeitende behalten die Freigabe, prüfen Antwortentwürfe und können Inhalte anpassen.
kein automatischer Versand ohne Freigabe
Antwortentwürfe sind editierbar
interne Wissensquellen und fehlende Angaben werden berücksichtigt
Integrationen und Betrieb
Vorbereitet für bestehende Systemlandschaften.
ImmoDigital ist als Integrationsplattform vorbereitet. Je nach Kundensituation können Daten und Vorgänge über CSV, Microsoft 365, Gmail, IMAP, API, WhatsApp Business, Ticketexport, Webhooks oder Service-Systeme angebunden werden.
Input-Connectoren
CSVMicrosoft 365 / OutlookGmailIMAPAPI-EingangWhatsApp Business
Output-Connectoren
CSV-ExportTicketexportGeneric WebhookHubSpot Service HubJira Service ManagementZendeskFreshdeskgenerische Ticketsysteme
Produktive Connectoren benötigen kundenspezifische Freigaben, Credentials, Feldmapping und Datenschutzprüfung.
Datenschutz und Betrieb
Für Livebetrieb mit echten Kundendaten vorbereitet.
Für den Livebetrieb mit echten Kundendaten werden Serverhärtung, Backup, Restore-Test, AVV, Subunternehmerprüfung, Löschkonzept, KI-Freigabe und Mandantentrennung final geprüft.
Mandantenstruktur
Rollen- und Modulzugriff
Audit-Logging
keine Secrets im Frontend
Hosting auf deutschem/europäischem VPS vorgesehen
kein Vercel als Produktivziel
Backup-/Restore-Dokumentation vorbereitet
Incident-Response-Dokumentation vorbereitet
Subunternehmerliste vorbereitet
AVV-/Datenschutzprüfung vor Livebetrieb
FAQ MailDigital
Fragen vor einer Demo.
Kann MailDigital unabhängig von Beratung genutzt werden?+
Ja, MailDigital ist als eigenständiges Softwaremodul gedacht. In vielen Fällen ist eine kurze Prozessklärung vorher trotzdem sinnvoll, damit Kategorien, Zuständigkeiten, Wissensquellen und Abläufe sauber eingerichtet werden.
Versendet MailDigital automatisch Antworten?+
Nein. MailDigital bereitet Antwortentwürfe vor. Die finale Prüfung und Freigabe bleibt beim Mitarbeitenden.
Arbeitet MailDigital mit bestehenden ERP- oder CRM-Systemen?+
Die Plattform ist auf bestehende Systemlandschaften vorbereitet. Je nach Kunde können Daten per CSV, API oder Connector angebunden werden. Produktive Schnittstellen benötigen individuelle Prüfung und Mapping.
Was ist der Unterschied zwischen Beratung und Software?+
Beratung hilft bei Analyse, Entscheidung und Umsetzung. Software unterstützt wiederkehrende Prozesse operativ. Beides kann kombiniert werden, muss aber nicht.
Für wen lohnt sich MailDigital?+
MailDigital lohnt sich besonders für Organisationen mit hohem E-Mail-Aufkommen, unklaren Zuständigkeiten, vielen wiederkehrenden Anliegen, verteiltem Wissen und fehlender Auswertung.
Problem
Viele Hausverwaltungen verlieren täglich Zeit, weil Mieterkommunikation im Postfach hängen bleibt.
01
Mieteranfragen, Schadensmeldungen und Dokumententhemen kommen unsortiert rein.
02
Dringende Vorgänge stehen neben Rückfragen ohne Priorität.
03
Objekt, Zuständigkeit und nächster Schritt sind nicht sofort klar.
04
Standardantworten werden immer wieder neu formuliert.
05
Informationen müssen manuell in Ticketing, CRM, ERP oder interne Listen übertragen werden.
Lösung
MailDigital macht aus unsortierten E-Mails bearbeitbare Vorgänge.
MailDigital ist kein Ersatz für persönlichen Service. Es ist ein Arbeitsbereich, um Mitarbeitende von Sortierung, Vorarbeit und Standardformulierungen zu entlasten.
Was das Tool vorbereitet
- Anliegen erkennen und kategorisieren
- Mails nach Objekt, Thema und nächstem Schritt strukturieren
- Dringlichkeit einschätzen
- Zuständigkeit vorschlagen
- Antwortentwürfe vorbereiten
- Wissensbasis für Vorlagen, Regeln und Objektwissen nutzen
- Vorgänge und wiederkehrende Muster auswerten
- Datenschutz und Mandantenfähigkeit bei der Einrichtung berücksichtigen
- Informationen für Ticketing, CRM, ERP oder interne Workflows strukturieren
Einsatz in Prozessen in der Wohnungswirtschaft
Schadensmeldungenallgemeine MieteranfragenTerminabstimmungenRückfragen zu Dokumenteninterne Weiterleitungenwiederkehrende Standardanliegen
Status
Kernmodul / nahezu marktreif. MailDigital wird aus echten Prozessen in Hausverwaltungen und Wohnungsunternehmen weiterentwickelt und unterstützt dort, wo E-Mail heute Reaktionszeit kostet, Zuständigkeiten verzögert und Teams unnötig bindet.